Fortnox-koppling för byggföretag

Vad det är

Ett byggföretag som arbetar i två system skriver in samma faktura två gånger: en gång där projektet finns och en gång där bokföringen finns. Dubbelarbetet är irriterande men billigt; det dyra är avvikelserna, när ett belopp ändrats på ena stället och inte det andra.

En bokföringsintegration löser det genom att göra ett av systemen till original. I Crewrig är fakturan skapad där projektet är, och Fortnox tar emot den färdigkonterad — betalningen registreras sedan i Fortnox, som vanligt, och resultatet läses tillbaka.

Så fungerar Fortnox-kopplingen i Crewrig

1. Kopplingen görs en gång, av någon med rätt behörighet

   Anslutningen sker genom att logga in hos Fortnox och godkänna åtkomsten, vilket kräver administratör i Crewrig och fullständig behörighet i Fortnox. Äger bokföringsbyrån ert Fortnox-konto finns i stället en funktion för att bjuda in den Fortnox-ansvarige, så att kopplingen kan göras utan att lösenord byter händer.

2. Systemet kontrollerar vad ert Fortnox-konto faktiskt får göra

   Efter anslutningen testas varje modul för sig — kunder, kundfakturor, bokföring, leverantörer, leverantörsfakturor, betalningar och filuppladdning. Resultatet visas som en tabell där varje rad säger vad som inte kommer att fungera om modulen saknas, och knappar som kräver en saknad modul är släckta med en förklaring.

3. Kunder, leverantörer och kontoplan synkas åt båda hållen

   Kontoplanen hämtas från Fortnox, och kunder och leverantörer kan både importeras därifrån och exporteras dit. Under en synkning visas vad som händer just nu — "Synkar kund 15 av 48" — och när den är klar redovisas fel per post separat från varningar, så att en överhoppad rad inte ser ut som ett haveri.

4. Fakturor exporteras konterade

   Både kundfakturor och leverantörsfakturor kan exporteras. Kontot per rad härleds av Crewrig utifrån momssats och er egen kontomappning, med omvänd byggmoms hanterad för sig, och en leverantörs standardkonto kan sättas i förväg — det är det bokföringsbyrån gör på sin egen vy.

5. Betalningar hämtas tillbaka

   Inbetalningar på kundfakturor och utbetalningar på leverantörsfakturor läses in från Fortnox, så att en faktura blir betald i Crewrig utan att någon markerar den. Anslutningssidan visar när varje slag av synkning senast kördes.

6. En exporterad faktura låses

   När en kundfaktura gått till Fortnox spärras den för redigering, med en gul banner som förklarar varför. Fakturauppgifterna, raderna och ROT-fliken är inaktiverade. Status går alltid att ändra för hand — ni kan till exempel makulera — och betalningar, bilagor, PDF och utskrift fungerar som förut.

Det här gör Crewrig inte

Listan finns för att den är användbar innan ni bestämmer er, inte efteråt. Saknas något ni måste ha är det bättre att ni ser det här.

• Fortnox är det enda bokföringssystem som stöds. Det finns ingen koppling till Visma, Spiris eller något annat program, och inget öppet API att bygga en egen mot.
• Lönen går inte över. Crewrig producerar ett löneunderlag som PDF eller Excel, men skriver inte in något i Fortnox Lön — den modulen används bara för att visa kommande löneutbetalningar i likviditetsprognosen.
• PDF-bilagan till en leverantörsfaktura kräver att både filuppladdning och filkoppling finns bland modulerna. Saknas någon av dem exporteras fakturan ändå, men utan bifogat underlag.
• Synkningarna startas av er. Kontoplan, kunder, leverantörer och betalningar hämtas när någon klickar på respektive knapp — det finns ingen inställning för hur ofta det ska ske av sig självt.
• Kopplingen förutsätter att ni redan har Fortnox. Crewrig skapar inget konto åt er och ersätter inte bokföringsprogrammet.

Vad det kostar

Tillägg per månad

Kopplingen är ett tillägg som kostar 99 kr per månad, oberoende av hur många fakturor som går igenom den. Den går att slå på och av; det finns ingen startavgift och ingen bindning på tillägget.

Priser är listpris per månad exklusive moms. Er Fortnox-licens betalar ni till Fortnox som vanligt — den ingår inte.

Vanliga frågor